Tartalomjegyzék:
- Meghatározás - Mit jelent az iratkezelő rendszer (RMS)?
- A Techopedia ismerteti az iratkezelő rendszert (RMS)
Meghatározás - Mit jelent az iratkezelő rendszer (RMS)?
A nyilvántartáskezelő rendszer (RMS) a szervezet rekordjainak kezelése az egész életciklus során.
E menedzsment tevékenysége magában foglalja a nyilvántartások létrehozásának, karbantartásának és megsemmisítésének szisztematikus és hatékony ellenőrzését, valamint a hozzájuk kapcsolódó üzleti tranzakciókat. Az operatív hatékonyság kulcsfontosságú elemét tekintve az iratkezelés nagyobb értéket teremt a szervezet információs eszközeinek.
A Techopedia ismerteti az iratkezelő rendszert (RMS)
A társaság szélesebb körű tevékenységeinek része, az iratkezelés az irányítási, kockázati és megfelelési politikákkal kapcsolatos.
Az iratkezeléssel kapcsolatos tevékenységek a következők:
- A rögzítésre kerülő információk azonosítása.
- Információtervezés a szervezet számára.
- Az iratok létrehozására, karbantartására és ártalmatlanítására vonatkozó politikák és gyakorlatok betartása
- Nyilvántartási terv létrehozása.
- A nyilvántartások osztályozása, azonosítása és tárolása.
- A nyilvántartásokhoz való belső és külső hozzáférés biztosításának koordinálása az adatvédelem és az üzleti adatok és az adatok titkossága szempontjából.
Az iratkezelés előnyei a következők:
- A felesleges adatok kiküszöbölése.
- A termelékenység és az elszámoltathatóság növelése a szervezetben.
- A megfelelő információk kutatásának csökkentése. Az erőforrások az időigényes kutatások során kerülnek mentésre az adatok visszakereséséhez.
- Költséghatékony adattárolás redundáns rekordok hiánya miatt. A működési költségek csökkennek.
- Az iratok létrehozását a szervezetben meglévő szabványok és rendeletek szabályozzák. Így biztosítja a szabályok betartását.
- Az iratkezelés segít az iratok létrehozásának és növekedésének ellenőrzésében.
- Az iratkezelés lehetővé teszi új technológiák bevezetését a nyilvántartáshoz.
- A peres eljárások kockázatát a nyilvántartáskezelés segítségével minimalizálják.
- A létfontosságú információk jól védettek és biztonságosak lehetnek a nyilvántartás-kezeléssel.
- Azáltal, hogy egyszerű és jobb hozzáférést biztosít a releváns nyilvántartásokhoz, elősegíti a jobb irányítást és a vállalati döntéshozatalt.
