10 tipp a jobb támogatásának biztosításához

Sok vállalat számára az informatikai osztály gerincként és idegközpontként szolgál, és folyamatosan tartja az információkat az egész rendszerben. Az informatikai osztály egyedülálló helyet foglal el a vállalati hierarchiában. Feladata nem feltétlenül kapcsolódik a vállalat fő tevékenységeihez (valóban, minden típusú társaság rendelkezik informatikai osztályokkal, az élelmezéstől a divatig), de nem független a többi részlegetől.

Míg az informatikai személyzet nem feltétlenül mások alárendeltje más alkalmazottaknak, ők egyfajta ügyfélszolgálati pozíciót tartanak fenn. Az informatikai támogatás biztosítása a munkavállalók számára a vállalat bármely informatikai részlege számára fontos feladat. Ez lehetővé teszi a társaság embereinek, hogy hatékonyan végezzék feladataikat, és növeljék a vállalat termelékenységét. Szóval hogyan tudják jobban elvégezni ezt a munkát? Íme 10 tipp, amelyet minden informatikai osztálynak figyelembe kell vennie. (Az informatikai munka hátrányai. 10 okból nem érdemes lenni az informatikus srác lenni.)

Van jegyrendszer

Számos nagyvállalatnak, amely technikai támogatást nyújt ügyfeleinek, jegyjegyrendszer van, hogy nyomon tudja követni feladatait és nyomon tudja követni bármilyen munkát. Még ha belső is, az egyszerű jegyrendszer segíthet az osztály szervezésében, hogy a műszaki szakemberek ne veszítsék szem elől a szükséges lépéseket. A jegyrendszernek a legalapvetőbb tulajdonsága az, hogy képes automatikusan válaszolni egy jegyszámmal és egy "jegyzetek" mezővel, hogy a szakemberek fontos információkat rögzítsenek a jegy előrehaladásáról.

… Vagy legalább dedikált e-mail címet

Előfordulhat, hogy néhány vállalatnak nincs erőforrása (vagy nem akar) egy teljesen működőképes jegyrendszert. Jó alternatíva lenne egy külön e-mail cím létrehozása kérdésekre és támogatási kérdésekre, automatikus válaszadóval az új e-mailekhez.

Kevesebb e-mailt küld

Töltsön időt a megfelelő kérdések megválaszolásával egy e-mailben vagy üzenetben. Számos IT-személyzet problémája az, hogy hajlamos órákat veszíteni, csak e-maileket írva vagy üzeneteket küldve oda-vissza. Például, ha e-mailt kapnak: "Nem tudok e-mailt kapni", akkor gyors választ küldhetnek a "Milyen eszközt használsz?" amely akkor kap választ a "Saját laptop" -ra, amelyre azt válaszolják: "Mi ez az operációs rendszer?" Ez szó szerint egész nap folyhat. Ehelyett az IT-nek időt kell fordítania arra, hogy minden szükséges információt megkapjon egy e-mailben, majd egy választ küldjön. Ha néhány percet válaszol az embernek részletesen, segíthet csökkenteni a végtelen oda-vissza beszélgetéseket.

Információ az ismert hibákról

Adjon meg egy GYIK vagy "Ismert hibák" oldalt. A legtöbb embernek ugyanazok a problémái vannak, mint más felhasználóknak. Azáltal, hogy mindenki számára GYIK-ot, vagy esetleg egy oldalt tartalmaz, amely ismerteti az ismert hibákat (és azokkal kapcsolatban mi történik), az IT-részleg csökkentheti az ismétlődő e-maileket vagy üzeneteket, amelyekre válaszolniuk kell - nem is beszélve az ellenségeskedésről arról, hogy a kérdések akikkel foglalkoznak.

Hozzon létre egy fórumot

Nagy felhasználói bázissal rendelkező nagyobb cégek számára érdemes lehet fórumot létrehozni, ahol az emberek felsorolhatják kérdéseiket vagy aggodalmaikat. Ez lehetővé teszi az alkalmazottak számára, hogy reagáljanak egymásra és segítsék egymást.

Válaszoljon személyesen

Ez egyszerű - vagy akár logikus - teendőnek tűnik, de sok IT-osztály továbbra is a „csapatot” vagy a „támogató csoportot” használja a kérelmek kezelésekor. Ez nem csak bosszantó sok felhasználó számára, de hangossá teheti azt is, hogy az osztály megpróbálja elkerülni az elszámoltathatóságot és a felelősséget. Ha az informatikai személyzet minden kérésre személyesen válaszol, és feltünteti nevét, ez segít abban, hogy az alkalmazottak úgy érzik magukat, hogy a kérelmet elbírálják, és lehetőséget ad nekik arra, hogy megkapjanak valakit, amikor valóban segítségre van szükségük.

Adjon meg egy időkeretet

Értesítse az embereket, hogy mikor javul a probléma. Ez ismét a józan észnek tűnik, de valójában kevés ember veszi igénybe az időt, hogy üzenetet küldjön a támogatást kérő személynek, amint a probléma megoldódott. Ez nem csak udvarias, hanem időbélyegzőt és papírkövet is ad, ha egyéb kérdések merülnek fel.

Keressen visszajelzést

Bármely osztály vagy vállalat meg akarja tudni, hogy csinálnak és hogyan javíthatják szolgáltatásaikat. A kérés megoldása után érdemes visszajelzést kérni a munkavállalótól. Készítsen egy linket az űrlaphoz, vagy egyszerűen kérdezze meg tőle, mit gondoltak a szolgáltatásról.

Ne tolerálja a visszaéléseket

Az emberek könnyen csalódhatnak, különösen azok, akik magas nyomású munkát végeznek. Egyes esetekben ez csalódást jelenthet más emberek, például az informatikai személyzet iránt. Noha sok vezetõ az informatikai osztály alkalmazottait alárendeltnek tekinti, ez nem azt jelenti, hogy alkalmazottak. Az informatikai osztályvezetők és vezetők nem tolerálhatják más osztályok általi visszaéléseket, különösen azokat, akik verbálisan visszaélnek az alkalmazottakkal.

Legyen profi

Mivel az informatikai osztályok elsősorban belső ügyekkel foglalkoznak, könnyű lehet hétköznapi vagy akár kegyetlen a kérések kezelésekor. Az informatikai személyzetnek azonban mindig professzionális vagy akár barátságos hangjelzést kell adnia, amikor válaszol a kérésekre. Az udvariasság sokáig mehet.

Ez csak néhány tipp, amelyek segítségével az informatikai osztályok jobb szolgáltatást nyújthatnak cégeiknek. Ha további tippe van, kérjük ossza meg azokat @Techopedia.