Tartalomjegyzék:
Meghatározás - Mit jelent az e-mail megőrzés?
Az e-mailek megőrzése az azonnali üzenetküldési rekordok és az e-mailek megőrzése egy szervezetben, az érintett szervezet politikája alapján. Az e-mailek megőrzésére vonatkozó irányelveket az ipari, kormányzati vagy üzleti politikákkal összhangban állítják össze. Az e-mailek megőrzése és az ezekre vonatkozó irányelvek jogi szempontból, rendeletekhez és a tudásmenedzsmenthez szükségesek egy szervezetnél.
A Techopedia magyarázza az e-mailek megőrzését
Az e-mailek megőrzése különbözik az e-mailek archiválásától. Míg az archiválás lehetővé teszi az üzleti felhasználók számára, hogy határozatlan időre megőrizzék az e-maileket és az azonnali üzeneteket, az e-mailek megőrzése határozza meg, mennyi ideig kell megőrizni az e-maileket vagy az azonnali üzeneteket, mielőtt azokat automatikusan törli. Az e-mailek hosszabb megőrzése növeli annak biztonsági kockázatát, hogy jogosulatlan felhasználók hozzáférhetnek szervezeti titkokhoz vagy bizalmas anyagokhoz. A rövidebb e-mailek megőrzése elősegítené ezeknek a problémáknak a kiküszöbölését, és könnyebb és olcsóbb megvalósításuk. Ennek ellenére költsége lenne a vezetőknek és a hosszú távú alkalmazottaknak, akiknek esetleg régi e-mailekre és üzenetrekordokra van szükségük, hogy emlékezzenek vagy értékeljék a múltbeli szervezeti vagy szervezeti döntéseket. Fontos tehát, hogy legyen egy e-mail megőrzési politika, amely egységes és következetes a szervezet számára, és biztosítja a legjobb megőrzési időkeretet. A bevált gyakorlat az e-mailek megőrzési politikájának és törlési kritériumainak meghatározása az e-mail tartalom kategóriája alapján, valamint a peres eljárások időben és költséghatékony módon történő rugalmas alkalmazkodása érdekében.
Az e-mailek megőrzésére vonatkozó irányelvek sokféle módon segítik a szervezetet. Először is biztosítja az előírások betartásának teljesítését, és csökkenti a meg nem felelés költségeit, valamint a szankciók kockázatát. Másodszor, javítja az informatikai teljesítményt anélkül, hogy növeli a felmerülő költségeket. Harmadszor, segít a tudásmenedzsmentben azáltal, hogy információkat szolgáltat a felhasználóknak az üzleti innováció, a fejlesztés és a termelékenység fokozása érdekében.
