Tartalomjegyzék:
- Meghatározás - Mit jelent az elektronikus dokumentumkezelő rendszer (EDMS)?
- A Techopedia elmagyarázza az elektronikus dokumentumkezelő rendszert (EDMS)
Meghatározás - Mit jelent az elektronikus dokumentumkezelő rendszer (EDMS)?
Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer (EDMS) egy szoftver rendszer különféle dokumentumok szervezésére és tárolására. Az ilyen típusú rendszer egy speciálisabb típusú dokumentumkezelő rendszer, egy általánosabb típusú tárolórendszer, amely segít a felhasználóknak a papír vagy digitális dokumentumok rendezésében és tárolásában. Az EDMS kifejezetten egy olyan szoftverrendszerre utal, amely a digitális dokumentumokat kezeli, nem pedig a papíralapú dokumentumokat, bár bizonyos esetekben ezek a rendszerek az eredeti papírdokumentumok digitális beolvasott változatát is kezelhetik.
Az elektronikus dokumentumkezelés lehetőséget nyújt nagy mennyiségű digitális dokumentum központi tárolására. Ezeknek a rendszereknek a része a hatékony dokumentum-visszakeresési funkciókat is tartalmazza.
A Techopedia elmagyarázza az elektronikus dokumentumkezelő rendszert (EDMS)
Egyes szakértők rámutattak, hogy az elektronikus dokumentumkezelő rendszer sokkal közös a tartalomkezelő rendszerrel (CMS). Az egyik fő különbség az, hogy a legtöbb CMS rendszer magában foglalja a különféle webtartalmak kezelését egy központi helyről, míg a dokumentumkezelő rendszert gyakran elsősorban az archiválásra használják.
A digitális dokumentumok megfelelő besorolása érdekében sok elektronikus dokumentumkezelő rendszer a dokumentum tárolásának részletes folyamatára támaszkodik, amely magában foglal bizonyos metaadatoknak nevezett elemeket is. A dokumentum körüli metaadatok könnyű hozzáférést biztosítanak a legfontosabb részletekhez, amelyek segítenek az archívumokat keresőknek megtalálniuk a szükséges munkát - időrendben, témában, kulcsszavakban vagy más társító stratégiákban. Sok esetben az eredeti tárolási protokollok speciális dokumentációja nagy része annak, ami az elektronikus dokumentumkezelő rendszert olyan értékesé teszi a vállalkozások vagy szervezetek számára.
